Кадровый учёт играет важную роль в управлении персоналом и помогает организации эффективно управлять своими ресурсами, соблюдать законы и предоставлять благоприятные условия труда для персонала. Все организации, даже если у них нет наёмного персонала, обязаны вести кадровое делопроизводство.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта.

Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц и ИП — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей.
• для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, деятельность ИП и юр.лиц может быть приостановлена на срок 90 суток.

Помимо отсутствия или неправильного ведения кадрового делопроизводства, существуют и другие нарушения, за которые предусмотрены штрафы и другие виды ответственности:

• нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек;
• нарушение правил обработки и защиты персональных данных работников;
• несвоевременное предоставление сведений в отчётности, которая сдаётся в ПФР, либо предоставление недостоверных сведений отчётных документах;
• нарушение порядка хранения кадровых документов, а также сроков их хранения.

Завершающий этап при ведении кадрового учёта с нуля — это прием сотрудников на работу.

На каждого принимаемого на работу сотрудника создаётся пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу , должностную инструкцию, оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и другие документы.